Por qué el Excel no es un sistema para gestionar registros y censos públicos

El Excel como comodín para la gestión de datos

El sistema que frecuentemente se usa en muchas Administraciones públicas como comodín para llevar el control de datos de registros, censos e inventarios sigue siendo el excel. Y no es difícil entender por qué: es accesible, no requiere instalación ni una gran inversión de tiempo y todo el mundo sabe más o menos manejarlo.

Eso explica que todavía hoy, en plena era de la administración electrónica y de la inteligencia artificial, muchos registros y censos municipales sigan viviendo en hojas de cálculo.

El problema no es que sea una mala herramienta, al contrario, es extraordinaria para muchos usos, el problema es que no fue diseñada para gestionar información pública que exige una calidad mínima del dato, que debe cumplir requisitos de seguridad y privacidad, que tiene que ser accesible según distintos roles de usuario y que está en permanente cambio, entre otros aspectos.

¿Por qué no se usa el Excel para el Padrón de Habitantes y sí para otros registros y censos públicos?

A nadie se le ocurre gestionar el Padrón Municipal de Habitantes en un Excel, ni tampoco la contabilidad del ayuntamiento. Para eso existen aplicaciones específicas con múltiples funcionalidades, control de accesos, trazabilidad, validaciones, seguridad, cumplimiento normativo... ¿Por qué entonces sí se sigue usando Excel para gestionar registros tan dispares como el de actividades y aperturas, obras, asociaciones, convenios, contratos o incluso cementerios? La respuesta habitual es porque no se disponía de una plataforma específica para ello o porque siempre se ha hecho así.

Los requisitos que hacen necesaria una herramienta específica para el Padrón: funcionalidades específicas, trabajo multiusuario, histórico, calidad del dato, trazabilidad, seguridad, explotación de la información o integración con otros sistemas, por nombrar algunos, son exactamente los mismos que tienen el resto de registros y censos municipales.

Los problemas concretos de las hojas de cálculo en este contexto

1. El dato no tiene un acceso controlado

Cuando el registro vive en un fichero, la información no tiene un propietario claro: o la gestiona una sola persona o está en una carpeta compartida donde cualquiera puede ver, editar o borrar sin ningún tipo de control. No hay forma de dar acceso solo de lectura a quien no necesita modificar, ni de restringir qué áreas pueden consultar qué datos, ni de saber quién ha modificado qué.

A esto se suma que no existe el concepto de roles o permisos diferenciados. Todas las personas pueden realizar las mismas acciones sobre el fichero: no hay distinción entre quien solo necesita consultar, quien puede modificar o quien administra el registro.

El resultado es siempre uno de estos dos escenarios: el dato está demasiado cerrado, gestionado por unas pocas personas que actúan como único punto de acceso; o está demasiado abierto, sin ninguna política de control. En ambos casos, la información no fluye como debería en una organización moderna.

2. La calidad de los datos se degrada sin que nadie lo note

Un registro en Excel no tiene mecanismos de validación y control necesarios. Nadie impide que se duplique un registro, que se cambie un dato sin dejar rastro, que un campo quede vacío cuando debería ser obligatorio o que un campo admita cualquier formato cuando debería tener uno concreto. Con el paso del tiempo la hoja acumulará errores que se consolidan como si fueran datos correctos.

A esto se suma que las hojas de cálculo no están pensadas para mantener un modelo de datos centralizado de personas o localizaciones. Una misma persona puede aparecer escrita de tres formas distintas o con variaciones en su número de documento; también la misma dirección, con cuatro variantes. Esa falta de normalización contamina todo lo que viene después y no permite una explotación de datos fiable.

3. Un Excel no soporta modelos de datos complejos

La mayoría de los registros y censos municipales no son listas planas, tienen relaciones entre conjuntos de datos: una licencia con un expediente administrativo y a un titular; un titular vinculado a un dato de contacto; un contrato vinculado a una garantía... Asimismo, existen campos que solo son obligatorios bajo determinadas condiciones, valores que dependen de lo que se haya introducido en otro campo o categorías que despliegan subcategorías según el tipo de dato.

Nada de eso es gestionable de forma fiable en una hoja de cálculo. Excel puede albergar los datos, pero no puede imponer esa lógica ni garantizar su coherencia y, en caso de que se pudiese, sería de forma limitada y necesitando un gran trabajo en su configuración. El resultado es un modelo plano que simplifica en exceso la realidad administrativa y que, con el tiempo, se vuelve inconsistente e inmanejable.

Una plataforma específica permite definir modelos de datos adaptados a cada registro o censo: campos relacionales, dependencias entre valores, formularios con lógica condicional y estructuras que reflejan cómo funciona realmente el proceso administrativo que hay detrás.

4. Deben cumplirse las medidas de seguridad y privacidad

¿Dónde está guardado ese fichero?, ¿en el escritorio del PC de un empleado?, ¿en una carpeta compartida sin contraseña?, ¿se hacen copias de seguridad regularmente?, ¿existen versiones posteriores de este fichero?

Los ficheros locales o en unidades de red son especialmente vulnerables. Un fallo de hardware, un error humano, un ciberataque o un borrado accidental pueden destruir años de información sin posibilidad real de recuperación.

El Esquema Nacional de Seguridad establece que los sistemas de información de las administraciones públicas deben garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y trazabilidad de la información. Un fichero en una carpeta compartida difícilmente cumple con todas estas exigencias.

5. El registro o censo queda desconectado del resto del ayuntamiento

Piensa en algo tan habitual como el corte de una calle por obras. Las unidades implicadas necesitan saber qué terrazas, vados, comercios o actividades hay en ese tramo, quiénes son los titulares y cómo contactar con ellos. Si esa información vive en un Excel que custodia otra área, obtenerla requiere llamadas, correos y esperas. Con un registro conectado la información está compartida y disponible desde cualquier dispositivo en el momento en que se necesita.

Otro ejemplo: un responsable o concejal necesita saber cuándo vencen los contratos que gestiona su unidad o en qué estado está la devolución de los avales por los que le han solicitado información. Con una plataforma conectada, aunque esos registros lo gestione Contratación y Tesorería, esas consulta se resuelven en segundos.

6. Lo que Excel directamente no puede hacer

Más allá de los problemas mencionados, hay funcionalidades que una hoja de cálculo simplemente no tiene: georreferenciación sobre un mapa, alertas automáticas ante vencimientos, acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo o integración con otros sistemas de gestión como el gestor de expedientes o la sede electrónica. Son funcionalidades que marcan la diferencia entre un listado de datos y una herramienta de gestión real.

7. Imposible saber quién hizo qué y cuándo

¿Quién dio de alta este registro?, ¿cuándo se modificó por última vez?, ¿quién era el anterior titular?, ¿quién exportó ese listado la semana pasada? En un Excel u otros sistemas básicos, esas preguntas no tienen respuesta.

La trazabilidad es una garantía jurídica necesaria. Cuando esa información no existe, la posición de la Administración es muy débil ante cualquier reclamación o problemática que surja. Un registro de auditoría completo debe guardar quién accede, qué consulta, qué acción realiza o qué exporta. Esta información es básica y exigible para cualquier sistema donde se gestione información pública.

📊 ¿Cómo sustituir el Excel por una Plataforma de gestión de Registros y Censos como Reycen?

Migrar un registro de Excel a Reycen es un proceso que ya hemos abordado con éxito en numerosos clientes. En estos trabajos incluimos la obtención de los datos existentes desde las fuentes actuales, su análisis, depuración, mejora y, por último, la migración a la nueva plataforma.

El resultado es un registro limpio, estructurado y operativo desde el primer día, sin perder nada de la información que ya se tenía, y con una calidad del dato muy superior a la del punto de partida.

Y una última aclaración: abandonar el excel para la gestión diaria no significa perder la posibilidad de trabajar con esos datos en una hoja de cálculo. En cualquier momento se puede exportar la información para analizarla, cruzarla o compartirla. La diferencia es que el origen del dato es fiable, está controlado y tiene trazabilidad. El Excel como herramienta de análisis puntual tiene todo el sentido, pero no para la gestión diaria.

Administraciones de todos los tamaños ya usan Reycen en la actualidad para gestionar los registros y censos de su competencia.

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