Software de Gestión del Espacio Público: control y coordinación entre todas las áreas

El control del dominio público: coordinar todo lo que ocurre en calles, plazas, parques y edificios desde una única plataforma

En cualquier municipio, y especialmente en los principales núcleos urbanos, uno de los mayores quebraderos de cabeza de la gestión diaria no está dentro de las oficinas, sino en la calle. Cada día se gestionan decenas de ocupaciones del espacio público: obras, asfaltados, procesiones, conciertos, carreras, ferias, rodajes, mercadillos, cortes de calle, eventos deportivos o multitud de eventos privados. Y detrás de cada una de ellas pueden intervenir diferentes unidades administrativas: Urbanismo, Cultura, Deportes, Fiestas, Policía Local, Seguridad Ciudadana, Tráfico, Parques y Jardines, etc. además de empresas concesionarias y otras Administraciones y Organismos a los que se puede dar acceso.

El problema aparece cuando cada área trabaja por su cuenta, con sus propias hojas de cálculo, correos y expedientes. De esta forma nadie tiene una visión de conjunto de qué está ocurriendo, ni dónde, ni cuándo, y surgen los solapamientos: dos eventos autorizados en la misma plaza el mismo día, una obra que corta la calle por la que estaba previsto que pasara una carrera o una ocupación de dominio público que coincide con un asfaltado. Situaciones que generan conflictos, prisas de última hora y una imagen de descoordinación difícil de justificar ante la ciudadanía.

El Registro de Gestión del Espacio Público de Reycen nace precisamente para resolver este escenario: ofrecer a todas las unidades implicadas una herramienta común donde planificar, autorizar y coordinar todo lo que ocupa el dominio público, evitando solapamientos y ganando en control y transparencia.

Qué es el Registro de Gestión del Espacio Público

Se trata de un registro dentro de la Plataforma Reycen que permite gestionar todas las autorizaciones y ocupaciones del espacio público del municipio con independencia de su motivo: obras, eventos, mercados, instalaciones temporales, cortes de calle o cualquier otro evento que se desarrolle en el espacio público.

Es habitual pensar que una necesidad como esta se cubre con un GIS, y conviene aclarar la diferencia. Un sistema de información geográfica está orientado al análisis territorial y a la representación cartográfica, pero no a la gestión del día a día ni a la coordinación entre unidades de quién ocupa qué y cuándo. El Registro de Gestión del Espacio Público es algo mucho más práctico y operativo: se apoya en el mapa para dibujar la ocupación, sí, pero su verdadero valor está en gestionar el ciclo de vida de cada actividad, coordinar unidades y controlar toda la información asociada a cada ocupación, y todo ello aprovechando las potentes funcionalidades de la plataforma de Reycen.

Su punto fuerte para la gestión diaria es la coordinación. Todas las unidades pueden ver, sobre un mismo mapa y un mismo calendario, los eventos y actividades que se están celebrando y los que se van a celebrar, en qué estado se encuentran, y distinguiendo entre las fechas del evento en sí y las de la ocupación física del espacio. Este es el aplicativo que sirve de punto de encuentro entre áreas. Y conviene entender el espacio público en sentido amplio: no solo hablamos de calles y carreteras, sino también de plazas, parques, jardines, edificios municipales y, en general, de cualquier espacio de titularidad pública.

Es importante entender que esta herramienta no sustituye al gestor de expedientes, sino que lo complementa. Cada permiso, cada autorización y cada trámite se sigue solicitando y resolviendo por sus cauces internos habituales, en el gestor de expedientes de siempre y con los flujos administrativos que correspondan. Lo que aporta el Registro de Gestión del Espacio Público es la capa que faltaba: la visión integral de todo lo que ocurre en el espacio público.

Los problemas que resuelve

La gestión dispersa del espacio público arrastra una serie de disfunciones que este Registro aborda de forma directa:

- Información fragmentada entre áreas. Los datos sobre el uso del espacio público suelen estar repartidos entre distintos departamentos, hojas de cálculo o expedientes en papel, sin una fuente única de verdad a la que todos puedan acudir.

- Falta de visibilidad geográfica. Sin una representación en el mapa de qué actividades ocupan el espacio público en cada momento, resulta muy difícil anticipar solapamientos o conflictos de uso entre autorizaciones simultáneas.

- Pérdida de seguimiento de cada actividad. Sin una herramienta común es fácil perder de vista en qué punto está realmente cada actividad: si está aún en trámite, ya autorizada o desarrollándose en la calle.

- Dificultad para planificar recursos. Anticipar los dispositivos municipales necesarios (Policía Local, limpieza, cortes de tráfico) se complica cuando no existe una previsión consolidada de las actividades previstas.

- Comunicación deficiente hacia la ciudadanía. La información sobre eventos de interés público depende con frecuencia de canales manuales o desactualizados.

Funcionalidades destacadas

Entre las principales funcionalidades del registro cabe destacar las siguientes:

- Coordinación entre unidades con visión conjunta. El aplicativo permite que muchas unidades administrativas trabajen sobre la misma plataforma. Cada una graba y modifica únicamente las inscripciones que le corresponden, pero todas comparten una visión de conjunto en el mapa y en el tiempo. Esto reduce drásticamente el riesgo de solapamientos entre fechas y localizaciones.

- Representación geográfica flexible. Cada actividad puede dibujarse sobre el mapa mediante un punto, un trazado o un polígono, según la naturaleza de la ocupación: un punto para un escenario, un trazado para el recorrido de una carrera o una procesión, un polígono para una feria que ocupa toda una plaza.

- Más allá del mapa: control de datos asociados. Aunque el mapa es la base de su uso, el Registro va mucho más allá de pintar la ocupación. Permite controlar numerosos datos asociados a cada actividad: las fechas de evento y de ocupación por separado, si genera ruido, los servicios urbanos afectados, los dispositivos municipales necesarios, el público destinatario o los riesgos identificados.

- Control del ciclo de vida de la autorización. Cada actividad se sigue de principio a fin, desde que se planifica hasta que finaliza, sabiendo en todo momento en qué punto se encuentra. Además, el Registro incorpora automatizaciones que actualizan por sí solas la situación de las actividades a medida que avanzan sus fechas, sin que nadie tenga que hacerlo manualmente, y permite consultar el histórico de cada inscripción para saber qué ha pasado con ella en cada momento.

- Cuadros de mando y analítica. Ofrece indicadores y visualizaciones sobre el volumen, la tipología, la distribución temporal y las afecciones de la actividad registrada, para una toma de decisiones basada en datos reales.

Integración con otros sistemas: publicar y compartir la información

Una de las grandes ventajas del aplicativo es que está preparado para integrarse mediante las API disponibles con otros sistemas y compartir la información de las ocupaciones con quien la necesite.

• Por un lado, muchos de estos eventos son de interés para la ciudadanía. El Registro puede integrarse con plataformas orientadas al ciudadano que difunden los eventos y actividades municipales, de modo que las inscripciones marcadas como publicables se envíen, simplificando este proceso.
• Por otro lado, la información de las ocupaciones resulta valiosa para muchos otros actores más allá del propio ayuntamiento. Se puede dar acceso a otras unidades, a empresas concesionarias (parques y jardines, carreteras, agua, residuos) y a otras administraciones (Cabildos, Diputaciones). Piense en la utilidad que tiene para la Policía Local, para el servicio del taxi o para una empresa concesionaria saber de antemano qué calles estarán cortadas y cuándo o qué eventos se van a celebrar en la ciudad.

El valor añadido: conectar con el resto de censos de dominio público

Aquí es donde el Registro despliega todo su potencial dentro de la Plataforma Reycen. El espacio público no solo lo ocupan los eventos: también los vados, las terrazas, las reservas de estacionamiento, las obras o los comercios. Todos ellos son censos que Reycen gestiona de forma coordinada.

Cuando el Registro de Gestión del Espacio Público convive con esos otros censos, es posible ver de un vistazo todo lo que afecta a una misma zona. Y esto abre la puerta a una gestión proactiva: antes de autorizar un corte de calle por un evento, se puede saber qué vados, qué terrazas o qué actividades se verán afectados, y avisar a sus titulares con antelación del cierre. Se pasa así de una administración que reacciona a una que anticipa, mejorando la convivencia y la relación con el ciudadano.

Servicios asociados

Más allá de la implantación del Registro, les acompañamos para que la herramienta encaje con la realidad de su ayuntamiento. Analizamos cómo trabajan hoy, qué unidades intervienen y qué tipologías de actividad gestionan, y a partir de ahí parametrizamos y adaptamos el Registro a su organización interna: categorías de actividad, unidades que lo utilizarán, permisos y visibilidad, zonas predefinidas y demás elementos configurables. Estudiamos también las posibles integraciones con otros sistemas que ya tengan en marcha, tanto para publicar eventos y actividades hacia la ciudadanía como para compartir la información de las ocupaciones con otras unidades, administraciones o empresas concesionarias.

Todo ello sobre una plataforma con certificación ENS Categoría Alta, que garantiza los máximos estándares de seguridad en la gestión de la información pública.

👉🏻 Una visión común del espacio público para todas las unidades implicadas en su gestión

Si en su ayuntamiento la gestión de actividades, eventos, obras y ocupaciones del espacio público sigue repartida entre áreas, expedientes sin compartir y hojas de cálculo, ha llegado el momento de dar el salto a una herramienta pensada para coordinar y simplificar el trabajo diario.

Escríbenos a administracion@reycen.com y solicita una demo personalizada.